Instructivo para la presentación de propuestas
1. Para postular en esta convocatoria recomendamos leer antes las Bases y criterios de elegibilidad de las organizaciones.
2. Las organizaciones aspirantes a participar enviarán una carta de manifestación de interés a la casilla del programa: fondodejuventud@fundses.org.ar. Una vez enviada la manifestación de interés, la agencia ejecutora (Fundación SES) dará acceso a la plataforma para la aplicación al formulario de acreditación. Ver Cronograma de fechas y plazos de la primera convocatoria.
a. Una vez que la organización posea su clave y contraseña podrán postular a la organización en el Formulario de acreditación.
b. El formulario de acreditación, presenta una serie de requisitos y entrega de documentación que permitirá evaluar la capacidad institucional de la Organización. El mismo será revisado por la agencia ejecutora para corroborar que la organización cumple con los criterios de elegibilidad. Si la presentación del formulario de acreditación presentara algún error o si llegase a faltar algún documento, la agencia ejecutora informará a la organización correspondiente pudiéndose subsanar el mismo dentro del plazo para manifestaciones de interés. Esto implica una mayor posibilidad de subsanar errores para las organizaciones que presenten su formulario de acreditación con antelación a la fecha límite para la acreditación.
c. El 2 de noviembre de 2011 a las 23:59 horas de Buenos Aires, Argentina vence el plazo de manifestación de interés y presentación del formulario de acreditación. La Agencia Ejecutora se reunirá y labrará un acta en el que se detalle la documentación que fue recibida de cada organización postulante dentro del plazo reglamentario.
d. Aquellas organizaciones que no hayan enviado toda la documentación solicitada dentro del plazo de manifestación de interés y presentación del formulario de acreditación no podrán continuar con el procedimiento. Las organizaciones que envíen toda la documentación y cumplan con los criterios serán habilitadas para la postulación de su propuesta.
3. Fundación SES enviará un mail a las organizaciones que han pasado a la instancia de presentación de propuestas.
a. Si la organización no presentara toda la información y documentación requerida en la acreditación o no cumpliera con alguno de los requisitos del formulario, se le enviará un correo electrónico informando que no cumplió con los criterios de elegibilidad para la aplicación al programa. La misma quedará automáticamente sin acceso a la plataforma.
b. Si la organización cumple con los requisitos establecidos en el formulario se le enviará una carta informando que sus antecedentes aplican y estará habilitada para presentar su propuesta en la plataforma.
4. Las organizaciones que han pasado a esta instancia deberán leer los términos de referencia y documentación para la presentación de la propuesta técnica y económica y la metodología del programa para enviar su propuesta en tiempo y forma.
5. Todas las propuestas que hayan sido enviadas en tiempo y forma serán presentadas al Comité Intersectorial Experto CIE para su evaluación.
a. El CIE evaluará las propuestas On-line mediante los criterios de evaluación que provee la agencia ejecutora.
b. La Unidad Ejecutora se reunirá para analizar el resultado de la evaluación del CIE. Aquellas organizaciones cuya propuesta técnica reciba un puntaje inferior al 70% no serán consideradas.Una vez ponderadas, las propuestas seleccionadas como ganadoras serán aquellas que reciban mayor puntaje, a razón de dos por país. En dicha instancia la Unidad Ejecutora procederá a la apertura de las propuestas económicas presentadas por las organizaciones ganadores. La Unidad Ejecutora labrará un acta sobre lo acontecido en el acto de apertura de ofertas económicas.
6. La Unidad Ejecutora tendrá a su cargo el proceso de negociación del precio con las OSCs ganadoras. Durante la negociación del contrato, se podrá negociar el precio con la entidad, sin que esto signifique ajustar la propuesta técnica, especialmente en las cuestiones que permitieron que alcanzase el puntaje otorgado. Las negociaciones incluirán un análisis de la propuesta técnica, el enfoque y la metodología propuestas, el plan de trabajo, la organización y dotación de personal y las sugerencias formuladas por la organización para mejorar los términos de referencia. La Unidad Ejecutora y la organización ganadora especificarán en forma final los términos de referencia, la planta de personal, el plan de trabajo, la logística y la presentación de informes. Estos documentos serán incorporados en el Contrato como “Descripción de los Servicios”. La Unidad Ejecutora preparará un acta de las negociaciones que la firmarán la Unidad Ejecutora y la organización ganadora.
7. Al haber seleccionado a la organización ganadora sobre la base de una evaluación del personal profesional propuesto, entre otras cosas, la Unidad Ejecutora espera negociar un contrato basándose en el personal profesional detallado en la propuesta técnica. Antes de iniciar las negociaciones del contrato, la Unidad Ejecutora exigirá una confirmación de que el personal profesional estará realmente disponible. La Unidad Ejecutora no aceptará sustituciones durante las negociaciones del contrato a menos que ambas partes convengan en que las demoras excesivas en el proceso de selección hacen inevitable tal sustitución o por razones de muerte o incapacidad médica. Si éste no fuera el caso, y si se determinara que en la propuesta se ofrecieron los servicios del personal profesional sin confirmar su disponibilidad, la organización ganadora podrá ser descalificada. Cualquier suplente propuesto deberá tener calificaciones y experiencia equivalentes o mejores que el candidato original y ser presentado por la organización ganadora dentro del plazo especificado en la carta de invitación a negociar.
8. En caso que no se llegue a un acuerdo de precio con las dos entidades que recibieron el puntaje más alto de un país determinado, se procederá a abrir la propuesta económica y negociar el precio con la entidad que haya recibido el tercer puntaje más alto (siempre y cuando su puntaje técnico no sea inferior al 70%) y así sucesivamente en caso de ser necesario.
9. Se dejará constancia de lo actuado en un Acta de Negociación. Los resultados de la convocatoria se publicarán en la plataforma del programa, y en diversas redes, en Development Bussiness y en la Web del BID.